Tiedostonjako yrityksessä: tiedostot turvallisesti Suomessa ja omassa hallinnassa

Missä yrityksen sopimukset, asiakasaineistot ja suunnitelmat säilytetään? Kenellä on niihin pääsy, ja kuka päättää niiden jakamisesta? Kysymyksiin pitäisi löytyä selkeä vastaus myös silloin, kun tiedostoja käytetään eri laitteilla ja jaetaan yrityksen ulkopuolelle.

Turvallinen tiedostonjako yrityksessä alkaa yhteisesti valitusta palvelusta ja sovituista käyttöoikeuksista. Kun tallennuspaikka, ylläpitovastuut ja jakamisen käytännöt tunnetaan, yritys pystyy hallitsemaan aineistojaan ja niiden käyttöä.

Kaitan Nextcloud-palvelu tarjoaa tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen suomalaisen ympäristön. Palveluun tallennettava data säilytetään Suomessa, ja kokonaisuus voidaan ottaa käyttöön nykyisten työkalujen rinnalle.

Yrityksen tiedot tarvitsevat yhteiset käytännöt

Kiireessä tiedostolle löytyy yleensä jokin lähettämistapa. Yksi työntekijä käyttää sähköpostin liitettä, toinen henkilökohtaista pilvitiliä ja kolmas erillistä siirtopalvelua. Jokainen saa oman tehtävänsä hoidettua, mutta yrityksen näkökulmasta aineistojen hallinta hajaantuu.

Ongelma voi tulla vastaan vasta myöhemmin. Asiakas pyytää poistamaan vanhan aineiston, työntekijä vaihtaa tehtävää tai projektin päättyessä pitäisi selvittää, kenelle dokumentteja on jaettu. Tietoa joudutaan kokoamaan eri palveluista ja yksittäisiltä työntekijöiltä.

Yrityksen hyväksymä tiedostopalvelu antaa työntekijöille yhteisen toimintatavan. Samalla voidaan sopia, missä eri aineistoja säilytetään, kuka vastaa kansioista ja milloin käyttöoikeudet tarkistetaan. Näin tiedostojen hallinta jatkuu sujuvasti myös henkilöstön ja yhteistyökumppaneiden vaihtuessa.

Tiedostot Suomessa ja ylläpito kotimaisissa käsissä

Yrityksen on tärkeää tietää, missä sen tiedostot säilytetään ja kuka palveluympäristöstä vastaa. Tallennuspaikan lisäksi kannattaa selvittää, miten tietoturvapäivityksistä ja varmistuksista huolehditaan sekä mistä apua saa ongelmatilanteessa.

Kaitan Nextcloud-palvelussa data säilytetään Suomessa. Kaita huolehtii alustan ylläpidosta, tietoturvapäivityksistä, varmistuksista ja automaattivalvonnasta palvelukuvauksen mukaisesti. Tiedostojen säilytys ja tekninen ylläpito muodostavat kokonaisuuden, jonka vastuista on sovittu kotimaisen palveluntarjoajan kanssa.

Oma data kuuluu yrityksen päätösvaltaan

Pilvipalvelun valinta on myös päätös siitä, kenelle yritys uskoo aineistonsa käsiteltäväksi. Yrityksen näkökulmasta datan omistajuuden pitää tarkoittaa käytännön päätösvaltaa: mihin aineistoa käytetään, kenelle sitä jaetaan ja miten se saadaan tarvittaessa siirrettyä toiseen palveluun. Siksi käyttöehdoista kannattaa tarkistaa palveluntarjoajan oikeudet tietoihin sekä aineiston palauttamisen ja poistamisen käytännöt.

Nextcloudissa yritys voi hallita tiedostojen käyttöoikeuksia ja ulkoista jakamista. Käyttäjille ja ryhmille annetaan työn edellyttämät oikeudet, ja jakolinkkejä voidaan suojata salasanoilla ja voimassaoloajoilla.

Lue lisää jakamisesta ja aineistojen vastaanottamisesta artikkelistamme Turvallinen tiedostonjako kumppaneille – jaa ja vastaanota aineistot Nextcloudilla.

Nextcloud antaa valinnanvaraa tiedostojen hallintaan

Nextcloud Files mahdollistaa tiedostojen käytön selaimella sekä työpöytä- ja mobiilisovelluksilla. Ratkaisu voidaan toteuttaa valittuun palveluympäristöön, ja siihen voidaan liittää myös olemassa olevia tallennusratkaisuja.

Yritykselle tämä tarkoittaa mahdollisuutta uudistaa tiedostonjakoa vaiheittain. Ensimmäinen käyttökohde voi olla esimerkiksi luottamuksellisten asiakasaineistojen säilytys tai ulkoiseen jakamiseen tarkoitettu tiedostopalvelu. Nykyiset sähköposti- ja toimistotyökalut voivat jatkaa käytössä.

Tavoitteena on, että yritys tietää, missä sen aineistot ovat, pystyy päättämään niiden käytöstä ja tarjoaa henkilöstölleen helpon tavan jakaa tiedostoja sovittujen käytäntöjen mukaisesti.

Tutustu Kaitan Nextcloud-palveluun ja suunnitellaan tarpeisiinne sopiva kokonaisuus.

Saattaisit olla kiinnostunut myös näistä artikkeleista:

Nextcloud Microsoft 365 rinnalle – kaikkea ei tarvitse vaihtaa kerralla

Nextcloud ja päätösvalta omaan dataan

Kotimaiset pilvipalvelut – data Suomessa ja omassa hallinnassa.

Miksi Euroopan julkishallinto ja oppilaitokset valitsevat Nextcloudin?