Nextcloud ja päätösvalta omaan dataan
Organisaation tiedostot sisältävät sen osaamista, päätöksiä, sopimuksia ja päivittäisen työn tuloksia. Siksi niiden hallinnan pitäisi olla tietoinen valinta. Missä tietoja säilytetään, kuka niitä käsittelee ja kuinka riippuvaiseksi niiden käyttö tekee yhdestä palveluntarjoajasta?
Nextcloud tarjoaa vaihtoehdon organisaatiolle, joka haluaa säilyttää päätösvallan omaan dataansa. Avoimeen teknologiaan perustuvassa ratkaisussa tiedon sijainti ja ylläpitokumppani voidaan valita omien tarpeiden mukaan.
Pilvipalveluita valitaan usein käytettävyyden, tuttujen työkalujen ja hinnan perusteella. Samalla tullaan tehneeksi pitkäaikaisia päätöksiä tiedon hallinnasta. Kun aineistot, käyttäjät ja työskentelytavat sidotaan tiiviisti yhteen palveluun, myöhempi vaihtaminen voi muuttua työlääksi. Oman datan hallintaa kannattaakin arvioida jo ennen kuin hinnanmuutos, uudet palveluehdot tai organisaation muuttuneet tarpeet pakottavat siihen.
Tiedon omistaminen ei vielä tarkoita sen hallintaa
Tieto voi kuulua organisaatiolle, vaikka käytännön mahdollisuudet päättää sen käsittelystä olisivat rajalliset. Omistajuuden rinnalla tarvitaan vastaukset siihen, kuka tietoon pääsee, miten sen käyttöä hallitaan ja miten se saadaan tarvittaessa siirrettyä toiseen ympäristöön.
Hyvä kysymys palveluntarjoajalle onkin: mitä tapahtuu, jos haluamme joskus vaihtaa palvelua?
Organisaation kannattaa säilyttää mahdollisuus tehdä uusia valintoja. Palvelussa pysymisen pitäisi perustua siihen, että se vastaa tarpeita ja toimii hyvin.
Avoin teknologia antaa vaihtoehtoja
Nextcloud on eurooppalainen avoimen lähdekoodin tiedosto- ja yhteistyöalusta. Se mahdollistaa palveluympäristön ja ylläpitokumppanin valinnan sekä tukee riippuvuuden vähentämistä yhdestä suljetusta pilviekosysteemistä.
Tämä tekee Nextcloudista kiinnostavan vaihtoehdon organisaatiolle, joka haluaa vaikuttaa siihen, miten sen tietoja säilytetään ja käsitellään. Teknologian ja palveluntarjoajan valintaa voidaan tarkastella erikseen.
Avoimuus ei kuitenkaan poista suunnittelun tarvetta. Tiedon siirrettävyys, tarvittavat integraatiot ja ylläpidon vastuut on selvitettävä myös avoimeen teknologiaan perustuvassa ratkaisussa. Valinnanvapauden pitää toimia käytännössä.
Suomessa säilytettävä data on konkreettinen valinta
Tietojen sijainnin pitäisi olla asia, jonka organisaatio tietää varmasti. Se auttaa hahmottamaan, missä omaan toimintaan liittyvää aineistoa säilytetään ja kuka palveluympäristöstä vastaa.
Kaitan Nextcloud-palvelu tuotetaan suomalaisesta pilviympäristöstä, ja palveluun tallennettava data säilytetään Suomessa. Näin eurooppalainen avoin teknologia yhdistyy kotimaiseen palvelutuotantoon ja suomalaiseen asiantuntijatukeen.
Päätösvalta voi säilyä, vaikka ylläpito ulkoistetaan
Oman datan hallinta ei edellytä, että organisaatio rakentaa ja ylläpitää kaiken itse. Tekninen ylläpito voidaan hankkia kumppanilta samalla, kun tiedon käyttöä koskevat päätökset säilyvät organisaatiolla.
Kaitan Nextcloud-palvelussa ylläpidosta, tietoturvapäivityksistä, varmistuksista ja valvonnasta sovitaan osana valittua kokonaisuutta. Palvelu voidaan suunnitella tiedostojen hallintaan tai laajempaan yhteistyöhön.
Oma data on liian tärkeää jätettäväksi pelkkien oletusasetusten varaan. Sen sijainnista, käytöstä ja tulevaisuudesta kannattaa päättää itse.
Omista tarpeista sopivaan kokonaisuuteen
Nextcloudin käyttöönoton lähtökohtana voi olla esimerkiksi hajallaan olevien tiedostojen kokoaminen tai ulkoisen jakamisen selkeyttäminen. Kaitan palvelu voidaan esimerkiksi rakentaa tiedostojen hallinnan ympärille ja laajentaa tarvittaessa yhteistyötoiminnoilla.
Ota yhteyttä asiantuntijoihimme, niin suunnitellaan tarpeisiinne sopiva Nextcloud-ratkaisu.
Saattaisit olla kiinnostunut myös näistä artikkeleista:
Kotimaiset pilvipalvelut – data Suomessa ja omassa hallinnassa.
Tietoturva yrityksessä: mikä on riittävä perustaso ja kuka vastaa mistä?
Pilvipalveluiden tietoturva vaatii jatkuvaa näkyvyyttä
Yrityksen tietoliikenne ja tietoturva: mitä pitää valvoa, jotta riskit havaitaan ajoissa?