Nextcloud, Microsoft 365 ja Google Workspace – mitä eroa ratkaisuilla on?

Microsoft 365 ja Google Workspace ovat monelle organisaatiolle luontevia työympäristöjä. Ne tarjoavat valmiin kokonaisuuden tiedostoille, sähköpostille, toimistosovelluksille ja viestinnälle. Kaikissa tilanteissa koko työympäristöä ei kuitenkaan tarvitse rakentaa yhden palveluntarjoajan varaan.

Nextcloud tarjoaa toisenlaisen lähtökohdan. Se on avoimeen lähdekoodiin perustuva modulaarinen alusta, joka voidaan toteuttaa valittuun palveluympäristöön. Nextcloud Filesia voidaan käyttää itsenäisenä tiedostopalveluna tai kokonaisuutta voidaan laajentaa Nextcloud Hubin yhteistyötoiminnoilla.

Kaitan Nextcloud-palvelu tuotetaan suomalaisesta pilviympäristöstä. Palveluun tallennettava data säilyy Suomessa, ja Kaita huolehtii sovitusti muun muassa alustan ylläpidosta, tietoturvapäivityksistä, varmistuksista ja valvonnasta.

Nextcloud, Microsoft 365 ja Google Workspace – mitä eroa?

Kaikki kolme tarjoavat tiedostojen tallennusta ja yhteistyövälineitä, mutta niiden lähtökohdat ovat erilaiset. Microsoft 365 ja Google Workspace ovat palveluntarjoajiensa ylläpitämiä pilvipalvelukokonaisuuksia. Nextcloud voidaan puolestaan toteuttaa valittuun palveluympäristöön ja ottaa käyttöön joko tiedostopalveluna tai laajempana yhteistyöympäristönä.

Vertailu on tarkoituksella yleistasoinen. Ominaisuudet, hallintamahdollisuudet ja datan sijaintiin liittyvät vaihtoehdot riippuvat valituista palveluista, paketeista ja toteutuksesta. Katso Nextcloudin yksityiskohtaisempi vertailu →

Nextcloud Files voi olla ensimmäinen askel

Nextcloudin käyttöönoton ei tarvitse tarkoittaa koko Microsoft 365- tai Google Workspace -ympäristön vaihtamista. Monelle organisaatiolle käytännöllisin ensimmäinen käyttötapa on tiedostojen hallinta.

Nextcloud Filesilla käyttäjät voivat tallentaa, synkronoida ja jakaa tiedostoja hallitusti selaimella, työpöytäsovelluksilla ja mobiililaitteilla. Jakamista voidaan rajata esimerkiksi käyttöoikeuksilla, salasanalla ja voimassaoloajalla.

Tiedostoja voidaan myös vastaanottaa organisaation ulkopuolelta ilman, että lähettäjälle täytyy luoda omaa Nextcloud-käyttäjätunnusta. Toteutuksesta riippuen Nextcloud voidaan lisäksi yhdistää nykyisiin tallennusratkaisuihin, jolloin kaikkea aineistoa ei tarvitse siirtää kerralla.

Samalla esimerkiksi Outlook, Teams, Microsoft Office, Gmail tai Google Meet voivat jatkaa käytössä normaalisti. Näin tiedostojen hallintaa voidaan uudistaa ilman, että koko työympäristöä tarvitsee vaihtaa samalla kertaa.

Enemmän kuin tiedostopalvelu

Files voi toimia itsenäisenä tiedostopalveluna. Jos tarpeet myöhemmin kasvavat, samaa Nextcloud-ympäristöä voidaan laajentaa yhteistyötoiminnoilla.

• Nextcloud Deck projektien, tehtävien ja Kanban-taulujen hallintaan.
• Nextcloud Collectives yhteisten ohjeiden ja tietopankkien rakentamiseen.
• Nextcloud Talk chat-viestintään ja verkkokokouksiin.
• Calendar ja Contacts kalentereihin ja yhteystietoihin.
• Nextcloud Mail nykyisten sähköpostitilien käyttämiseen Nextcloudin käyttöliittymässä.
• Nextcloud Office dokumenttien, taulukoiden ja esitysten selainpohjaiseen yhteismuokkaukseen.

Nextcloud Mail ei itsessään ole sähköpostipalvelin, vaan sähköpostin käyttöliittymä. Jos tavoitteena on korvata myös esimerkiksi Exchange Online tai Gmail sähköpostipalveluna, sähköpostin taustapalvelu suunnitellaan erikseen.

Myös Office-ratkaisun soveltuvuus kannattaa arvioida käyttötarpeen mukaan. Organisaatiolla voi olla esimerkiksi Microsoft Office -tiedostomuotoihin, makroihin tai työpöytäsovelluksiin liittyviä vaatimuksia, jotka on hyvä kartoittaa ennen laajempaa muutosta.

Suurin ero on palvelumallissa ja datan hallinnassa

Nextcloudin kiinnostavin ero Microsoft 365:een ja Google Workspaceen verrattuna ei välttämättä ole yksittäinen ominaisuus. Keskeinen ero on siinä, miten palvelu voidaan toteuttaa ja kuka hallitsee sen taustalla olevaa infrastruktuuria.

Nextcloud voidaan asentaa organisaation omaan ympäristöön tai valitun palveluntarjoajan infrastruktuuriin. Ratkaisu ei siis edellytä Nextcloudin valmistajan oman pilvipalvelun käyttämistä. Organisaatio voi valita palveluympäristön ja palveluntarjoajan omien vaatimustensa perusteella.

Kaitan Nextcloud-palvelu tuotetaan Suomessa sijaitsevista konesaleista, ja palveluun tallennettava data säilytetään Suomessa. Kaita huolehtii sovitun kokonaisuuden mukaan muun muassa alustan ylläpidosta, tietoturvapäivityksistä, varmistuksista ja valvonnasta.

Microsoft ja Google tarjoavat omissa palveluissaan erilaisia datan sijaintiin, tietoturvaan ja hallintaan liittyviä vaihtoehtoja. Eroa ei siksi kannata yksinkertaistaa väitteeseen, että data olisi toisissa ratkaisuissa automaattisesti tietyssä maassa. Nextcloudin erityispiirre on mahdollisuus valita itse palvelun taustalla oleva infrastruktuuri ja sen operaattori.

Rinnalle vai korvaajaksi?

Nextcloudia ei tarvitse ajatella joko-tai-valintana. Sopiva käyttötapa riippuu organisaation nykyisestä ympäristöstä ja siitä, mitä tarvetta ollaan ratkaisemassa.

1. Nextcloud Files nykyisen ympäristön rinnalle

Microsoft 365 tai Google Workspace jää käyttöön, mutta Nextcloudia käytetään esimerkiksi tiedostojen tallentamiseen, ulkoiseen jakamiseen, projektiaineistoihin tai sellaisen tiedon käsittelyyn, joka halutaan säilyttää suomalaisessa palveluympäristössä.

2. Valittujen toimintojen korvaaminen

Nextcloud voi korvata esimerkiksi nykyisen tiedostopalvelun tai osan yhteistyötoiminnoista. Muu Microsoft 365- tai Google Workspace -ympäristö voidaan säilyttää ennallaan.

3. Laajempi Nextcloud Hub -ympäristö

Jos tavoitteena on vähentää laajemmin riippuvuutta nykyisestä työympäristöstä, Nextcloud Hubilla voidaan kattaa tiedostojen lisäksi dokumenttien yhteismuokkausta, viestintää, kalentereita, yhteystietoja ja muita yhteistyötoimintoja. Tällainen muutos kannattaa suunnitella käyttötapaus ja integraatio kerrallaan.

Milloin Nextcloudia kannattaa harkita?

Nextcloud on erityisen kiinnostava vaihtoehto silloin, kun organisaatio haluaa enemmän päätösvaltaa palveluympäristöönsä tai tiedostojen käsittelyyn. Syynä voi olla esimerkiksi datan sijainti, tietosuoja, vaatimus suomalaisesta palvelutuotannosta, halu vähentää toimittajariippuvuutta tai tarve rakentaa tiedostopalvelu nykyisen työympäristön rinnalle.

Microsoft 365 tai Google Workspace voi puolestaan olla luonteva valinta silloin, kun organisaatio haluaa mahdollisimman valmiin kokonaisuuden saman palveluntarjoajan sähköpostista, toimistosovelluksista, tiedostoista ja viestinnästä eikä infrastruktuurin valinta ole keskeinen vaatimus.

Ratkaisut eivät myöskään sulje toisiaan pois. Usein olennaisempi kysymys kuin “mikä alusta korvaa toisen?” on “mitä haluamme pitää nykyisellään ja mitä haluamme hallita toisin?”

Aloita tarpeesta, ei alustasta

Nextcloud voidaan ottaa käyttöön vaiheittain. Ensimmäinen askel voi olla turvallinen tiedostojen jakaminen, projektiaineistot, nykyisten verkkolevyjen modernisointi tai muu rajattu tiedostotarve. Jos käyttötarve myöhemmin laajenee, samaan ympäristöön voidaan lisätä uusia yhteistyötoimintoja.

Kartoituksessa voidaan käydä läpi nykyinen tiedostoympäristö, käyttäjämäärät, tallennustarve, käyttäjähallinta, integraatiot sekä se, mitä Microsoft 365- tai Google Workspace -palveluja halutaan säilyttää käytössä.

Tutustu Kaitan Nextcloud-palveluun tai jätä yhteydenottopyyntö, niin suunnitellaan tarpeeseen sopiva kokonaisuus.

Saattaisit olla kiinnostunut myös näistä artikkeleista:

Nextcloud ja päätösvalta omaan dataan

Nextcloud Microsoft 365 rinnalle – kaikkea ei tarvitse vaihtaa kerralla

Miksi Euroopan julkishallinto ja oppilaitokset valitsevat Nextcloudin?

Kotimaiset pilvipalvelut – data Suomessa ja omassa hallinnassa