Nextcloud ja turvallinen tiedostonjako
Asiakkaalta tarvitaan lähtöaineisto, alihankkijalle pitää toimittaa suunnitelmat ja valmiit dokumentit odottavat hyväksyntää. Tiedostoja liikkuu yritysten välillä molempiin suuntiin, usein usean henkilön kautta.
Turvallinen tiedostonjako kumppaneille edellyttää, että yritys pystyy rajaamaan jaettavan aineiston, määrittelemään vastaanottajan oikeudet ja päättämään jakamisen tarpeen loppuessa. Yhtä tärkeää on tarjota asiakkaille helppo tapa lähettää tiedostoja takaisin.
Nextcloudissa tiedostojen lähettäminen ja vastaanottaminen voidaan järjestää samaan ympäristöön. Näin yhteistyölle voidaan sopia yhteiset käytännöt helposti jo ennen ensimmäisten aineistojen vaihtamista.
Jaa kumppanille tehtävän kannalta tarpeellinen aineisto
Alihankkija tarvitsee oman työvaiheensa suunnitelmat, mutta ei välttämättä asiakkaan sopimuksia tai yrityksen sisäisiä laskelmia. Ulkoiseen jakamiseen tarkoitettu aineisto kannattaa siksi erottaa muusta projektikansiosta.
Ennen jakamista on hyvä ratkaista myös vastaanottajan rooli. Tarvitseeko hän tiedostot luettavaksi ja ladattavaksi vai pitääkö hänen voida lisätä ja muokata aineistoa?
Nextcloudin jakolinkeille voidaan määritellä erilaisia oikeuksia. Samalle aineistolle voidaan myös luoda useita linkkejä eri oikeuksilla, jolloin eri yhteistyökumppaneiden käyttötarpeet voidaan huomioida erikseen.
Esimerkiksi tarjouspyynnön vastaanottajalle voidaan jakaa vain tarjouslaskentaan tarvittavat dokumentit. Työn toteuttajan kanssa sovitaan erikseen, mihin hän toimittaa työn aikana syntyvän aineiston.
Suojaa jakolinkki ja määritä voimassaoloaika
Nextcloudissa jakolinkille voidaan asettaa salasana ja vanhenemispäivä. Jakaminen voidaan myös lopettaa poistamalla jako käytöstä.
Voimassaoloaika kannattaa yhdistää työn aikatauluun. Tarjousaineiston linkki voi olla käytössä tarjousajan, kun taas projektin dokumenteille määritellään pidempi jakso ja sovittu tarkistusajankohta.
Vastaanota tiedostot File Dropilla
Asiakkaalla voi olla toimitettavana kuvia, suunnitelmia tai muita lähtötietoja. Jos yritys ei tarjoa niiden lähettämiseen omaa tapaa, aineisto saapuu helposti useina sähköposteina tai asiakkaan valitseman siirtopalvelun kautta.
Nextcloudin File Drop mahdollistaa tiedostojen lähettämisen määriteltyyn kansioon linkin kautta ilman lähettäjän omaa Nextcloud-tunnusta.
Toimintoa voidaan hyödyntää esimerkiksi asiakasprojektin lähtöaineistojen keräämisessä tai alihankkijan valmiiden dokumenttien vastaanottamisessa.
Turvallinen tiedostonjako kotimaisena palveluna
Kaitan Nextcloud-palvelussa tiedostojen jakaminen ja vastaanottaminen toteutetaan suomalaisessa pilviympäristössä. Palvelu voidaan ottaa käyttöön esimerkiksi asiakas- ja kumppaniaineistojen vaihtamiseen nykyisten sähköposti- ja toimistotyökalujen rinnalle.
Saattaisit olla kiinnostunut myös näistä artikkeleista:
Nextcloud Microsoft 365 rinnalle – kaikkea ei tarvitse vaihtaa kerralla
Nextcloud ja päätösvalta omaan dataan
Kotimaiset pilvipalvelut – data Suomessa ja omassa hallinnassa.
Miksi Euroopan julkishallinto ja oppilaitokset valitsevat Nextcloudin?