Nextcloud Microsoft 365 rinnalle – kaikkea ei tarvitse vaihtaa kerralla
Ajatus uuden yhteistyöympäristön käyttöönotosta tuo mieleen ajatuksen suuresta migraatiosta. Mitä tapahtuu verkkolevyille, SharePointiin tallennetuille aineistoille, Microsoft Office -tiedostoille ja nykyisille käyttäjätunnuksille? Entä kuinka nopeasti henkilöstö oppii uudet toimintatavat?
Nextcloudiin siirtymisen ei tarvitse tarkoittaa, että kaikki nykyiset ratkaisut poistetaan yhdellä kertaa. Se voidaan ottaa käyttöön vaiheittain ja liittää osaksi olemassa olevaa IT-ympäristöä.
Käyttöönotto voi alkaa yhdestä arjen ongelmasta
Koko organisaation tiedostoja ei tarvitse siirtää ensimmäisessä vaiheessa. Aloituskohteeksi voidaan valita esimerkiksi tiimi, joka lähettää asiakkaille tai yhteistyökumppaneille suuria tai luottamuksellisia tiedostoja sähköpostitse.
Pilotissa valitut tiedostot tallennetaan Nextcloudiin ja vastaanottajalle lähetetään sähköpostiliitteen sijaan suojattu linkki. Linkille voidaan määrittää salasana ja voimassaoloaika, ja käyttöoikeus voidaan tarvittaessa poistaa. Muu henkilöstö jatkaa tässä vaiheessa työskentelyä nykyisillä välineillä.
Kun toimintatapa on testattu, Nextcloudiin voidaan tuoda esimerkiksi yhden tiimin työtila, valitut verkkolevyn kansiot tai laajempi tiedostojen hallinta.
Nykyiset työkalut voivat jäädä käyttöön
Nextcloudin käyttöönotto ei edellytä nykyisten työkalujen välitöntä poistamista. Käyttäjät voivat kirjautua palveluun tutuilla organisaation tunnuksilla, kun Nextcloud liitetään esimerkiksi Active Directoryyn, LDAP-hakemistoon tai kertakirjautumiseen.
Verkkolevyllä tai SharePointissa olevista aineistoista voidaan siirtää aluksi vain valitut kansiot. Toteutuksesta riippuen nykyinen tallennusratkaisu voidaan myös liittää Nextcloudiin niin, että käyttäjä pääsee aineistoon yhden käyttöliittymän kautta.
Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoja voidaan edelleen muokata tutuilla Office-sovelluksilla. Jos Outlook tai Teams säilyy käytössä, Nextcloudiin tallennettu tiedosto voidaan jakaa niissä linkkinä sähköpostiliitteen sijaan. Ensimmäisessä vaiheessa voidaan siis muuttaa tiedostojen tallennusta ja jakamista ilman, että koko työympäristö vaihtuu.
Tarvittavat integraatiot valitaan sen mukaan, mitä organisaatio haluaa säilyttää ennallaan ja mitä se haluaa siirtää Nextcloudiin.
Hallittu siirtyminen pienentää riskiä
Vaiheittainen eteneminen antaa aikaa aineistojen läpikäyntiin, käyttöoikeuksien tarkistamiseen ja käyttäjien kouluttamiseen. Samalla Nextcloud-ympäristöön voidaan siirtää uusia toiminnallisuuksia sitä mukaa, kun ratkaisu tulee tutuksi.
Tavoitteena ei tarvitse olla Microsoft-palvelujen välitön poistaminen. Ensimmäinen hyöty voi syntyä jo siitä, että tärkeät tiedostot siirretään Suomessa ylläpidettyyn ympäristöön ja niiden jakaminen otetaan paremmin organisaation omaan hallintaan.
Kaita suunnittelee Nextcloud-kokonaisuuden nykyisen ympäristön pohjalta ja auttaa pilotoinnissa, integraatioissa, aineistojen siirrossa ja palvelun ylläpidossa. Näin tekninen muutos voidaan sovittaa organisaation toimintaan eikä päinvastoin.
Tutustu Kaitan Nextcloud-palveluun ja varaa kartoitus.
Onko verkkolevyn uudistaminen ajankohtaista?
Hyvä tiedostopalvelu ei näy käyttäjälle ylimääräisenä työvaiheena. Tarvittava aineisto löytyy, ajantasainen versio on tunnistettavissa ja tiedostojen jako on hallittua. Kaitan palvelu voidaan rakentaa tiedostojen hallinnan ympärille ja laajentaa tarvittaessa yhteistyötoiminnoilla.
Ota yhteyttä asiantuntijoihimme, niin suunnitellaan tarpeisiinne sopiva Nextcloud-ratkaisu.
Saattaisit olla kiinnostunut myös näistä artikkeleista:
Nextcloud ja päätösvalta omaan dataan
Miksi Euroopan julkishallinto ja oppilaitokset valitsevat Nextcloudin?
Nextcloud vaihtoehtona Microsoft 365:lle ja Google Workspacelle
Kotimaiset pilvipalvelut – data Suomessa ja omassa hallinnassa.