Asiakastarina: Wulff, Varalaitepalvelu

Wulff on työympäristön ja työpaikkatuotteiden asiantuntija. Wulff palvelee erikokoisia yritysasiakkaita sekä kuluttajia tarjoamalla monipuolisesti työpaikkatuotteita toimisto- ja it-tarvikkeista kahvio-, kiinteistö- ja siivoushuollon tuotteisiin sekä ergonomiaa, ensiapua, ilmanpuhdistusta ja innovatiivisia tuotteita työmaille. Tarjontaan kuuluvat myös kansainväliset messupalvelut. Wulff aloitti paperikauppana Helsingissä vuonna 1890. Tänä päivänä yli 125-vuotias Wulff palvelee Helsingin, Turun ja Lahden myymälöiden lisäksi verkossa. Wulff toimii myös Ruotsissa, Norjassa ja Tanskassa.

Wulffin ERP-toiminnanohjausjärjestelmää ajetaan IBM Power-alustalla  

”IBM alustalla ajettava ERP on meidän tärkein tietolähde. Se hallitsee koko meidän tilaus- ja toimitusketjun. Se on meidän koko liiketoiminnan ydin”, kertoo Wulffin kehitysjohtaja Marko Helin. ”Jos haluamme pysyä kilpailussa mukana, meidän pitää pystyä yön-yli -toimituksiin. Ja siihen me tarvitsemme luotettavan alustan”.

Wulffille tärkeää oli varmistaa ympäristön nopea toipuminen mahdollisesta katastrofitilanteesta. Korkean käytettävyyden järjestelmistä paras vaihtoehto varmistamaan tuotannon jatkuvuus oli Kaita Finlandin toimittama varakonepalvelu.

Nopea toipuminen ja pienemmät riskit

Varakonepalvelun olennainen hyöty saadaan siitä, että IT-ympäristön riskitaso alenee. Palvelimet saadaan maantieteellisesti hajautettua ja asiantuntijat auttavat huomioimaan riskitekijät, joiden avulla saadaan varmistettua, että tuotantoympäristö pystytään palauttamaan tehokkaasti. Katastrofin sattuessa korvaava laite on käytössä 24 tunnin kuluessa, eikä tähän tarvitse sitoa omia resursseja.

Varakonepalvelu on mahdollista toteuttaa joko fyysisenä tai virtuaalisena ratkaisuna. Wulffilla päädyttiin siihen, että heitä varten varataan oma fyysinen laite. Katastrofin sattuessa Kaita Finland toimittaa palvelimen asiakkaan haluamaan osoitteeseen. Sen jälkeen palvelimeen palautetaan asiakkaan käyttöympäristö. Käytännössä saadaan siis yhdellä puhelinsoitolla toimiva palvelin.

”Nopea toipuminen on tärkeää. Verkkokauppamme on avoinna 24/7. Ilman tätä järjestelmää, ei toimituksia lähde. Katastrofin sattuessa saamme vuorokaudessa uuden palvelimen käyttöömme, ajamme siihen meidän varmistusnauhalta tiedot ja pystymme aloittamaan toiminnan muutaman päivän sisällä”, kertoo Helin.

Oikein mitoitettu ratkaisu

Kun palvelu aloitettiin, Wulffilla oli käytössä vastaavanlainen ratkaisu. He kuitenkin hakivat uutta ratkaisua, koska silloinen toimittaja ei oikein pystynyt vastaamaan heidän tarpeisiinsa. Wulffilla haluttiin varmistaa, että tarpeen tullen palautusaika olisi aiempaa nopeampi.

”Aiemmin käytössä ollut ratkaisu ei ollut luotettava eikä läheskään näin nopea. Puhuttiin useista päivistä, mahdollisesti jopa viikoista, joka palautumiseen olisi kulunut.”, muistelee Helin. ”Silloinen tilanne ei ollut hyvä ja se oli syy, miksi lähdimme hakemaan vaihtoehtoista mallia sekä uutta joustavampaa ja nopeampaa yhteistyökumppania, joka pystyisi reagoimaan juuri meidän tarpeisiimme.”

Wulffilla ymmärretään palautusharjoituksen tärkeys. He tietävät, että katastrofitilanteessa ympäristö pystytään palauttamaan suunnitellusti, sillä se testataan vuosittain. Palautusharjoituksessa varakoneeseen palautetaan tuotantoympäristö ja sen toimivuus käydään lävitse. Samalla saadaan varmuus varmistusrutiinien toimivuudesta ja niihin voidaan tarvittaessa tehdä muutoksia. Testauksesta tuloksena saatavaa dokumenttia voidaan hyödyntää myös esimerkiksi IT-tilintarkastuksessa ja auditoinneissa sekä osana laatujärjestelmää.

”Palvelun käyttöönotto oli helppoa ja sujui hyvin, aikataulussa ja suunnitelman mukaisesti. Prosessi sinällään oli hyvin yksinkertainen. Me kerroimme nykyiset speksit, koneet, käyttöjärjestelmän tason. Olemme hiljattain myös tehneet onnistuneen palautusharjoituksen. Olemme todenneet, että teemme sen kerran vuodessa. Se sitoo hetkellisesti yhden päivän resursseja, mutta varmuus siitä, että palautus todella toimii, on olennaista.”, pohtii Helin.

Sujuvaa yhteistyötä

Wulffilla koetaan, että Kaita on heille juuri sopivan kokoinen kumppani.

”Teille me olemme tärkeitä ja se painaa vaakakupissa tosi paljon. Tiedämme että saamme hyvää palvelua teiltä. Aikaisemmin tilanne oli se, että emme olleet tärkeitä silloiselle kumppanille, emmekä saaneet palvelua sieltä. Kaita ei ole liian pieni eikä liian iso, vaan juuri sopivan kokoinen yritys meille.”

Kotimaisella toimijana Wulffilla on omassa strategiassaan tärkeätä kotimaisuus ja siksi he hakevatkin myös itselleen kotimaisia kumppaneita.

”Kotimaisuudella on paljon merkitystä. Vaihtoehto lähteä Suomen ulkopuolelle ja että siellä joku alkaisi hätätilanteessa rakentamaan meille palvelinta, ei kuulosta hyvältä. Me tiedämme, että te olette tässä lähellä ja voimme vaikka tarvittaessa ajaa hakemaan koneen teiltä. Hädässä avun saaminen suomenkielellä on myös erittäin tärkeätä. Kaikki meistä eivät ole IT-guruja englanninkielellä. Me pystymme kertomaan teille suomeksi ne hassut IT-asiat, jotka me osaamme täällä, ja te ymmärrätte saman tien mistä puhutaan.”, Helin summaa.